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Großgruppenkonferenzen – Real Time Ergebnisprozess in Großgruppen RTEG

Pelzer AP hat langjährige Erfahrung in der Durchführung von Großgruppenveranstaltungen. Sehen Sie hier das Beispiel einer im Herbst 2003 durchgeführten Großgruppenkonferenz mit paralleler IT gestützter Erfassung der Kleingruppenergebnisse und anschließender Plenumsdiskussion auf Basis der Statement-Cluster der Kleingruppenarbeit.

Praxisbeispiel:

Die Veranstalter wählten einen Raum, der von der Atmosphäre her beeindruckend, akustisch schwierig und mit hellem Tageslicht ausgeleuchtet war. Von keinem Punkt des Raumes war gewährleistet das ein Präsentierender gut von allen Teilnehmern zu sehen und zu hören war.

Die kurzen Präsentationen (15 min) und die Kleingruppenarbeit (20 min) sollten Stoff liefern, um mit dem Inputgeber (Vorstände und externe Fachleute) in einer dritten Runde zu ersten Ergebnissen zu kommen, die die Unternehmensentwicklung beeinflussen sollen.

Die Teilnehmer waren hoch qualifiziert, anspruchsvoll und gehören zur Elite (500 aus 8000) des Konzerns.

Die Zielsetzungen der Veranstaltung gliederten sich in: Input liefern für wichtige Unternehmensthemen, Sounding der entscheidenden Mitarbeiter für das Leadershipteam liefern, Diskussion der Kleingruppeninputs in Real Time, Dokumentation der Inputs sowie Empowerment der Teilnehmer durch Transparenz des Diskussionsprozesses.

Die Herausforderungen waren klar: Wie können Großgruppen (500 Teilnehmer) in engem Zeitrahmen (1 Tag 5 Hauptthemen) die Ergebnisse Ihrer Kleingruppenarbeit mit den Adressaten der Ergebnisse rückkoppeln? Wie bekommt ein Inputgeber auf einer Großgruppenkonferenz kurzzeitig Ergebnisse über die Reflexion in den Kleingruppen und kann dann dazu Stellung nehmen? Wie wird die Glaubwürdigkeit des Beteiligungsanliegens im Prozess erlebbar?

Vernetzte Großgruppen Moderation im Schaubild

Von Pin-Wänden bis Wireless-LAN

Großgruppen Konferenzen sind eine häufig gefragte Dienstleistung; Die Anforderung an die Veränderungsgeschwindigkeit hat dabei zugenommen. Kärtchen pinnen und Pinwände schreiben, reichte unseren Auftraggebern nicht mehr als Ergebnisqualität. Alle bisher eingesetzten IT Tools ließen jedoch die Transparenz des Ergebnisprozesses vermissen oder waren reine Sammeltools denen es an Ergebnisstruktur fehlte. Wir haben verschiedene Methoden: Moderation, Präsentation, E-Facilitation mit technischen Tools (W-LAN, Mindmanager X5 pro, Server-Database, Spezialpinnwände, E-Survey) so miteinander verwoben das ein Quantensprung in der Großgruppenmoderation möglich wurde.

Unsere Lösungen begannen mit Moderatorenausbildung für die Kleingruppenarbeit. Die Fragestruktur für die Moderatoren gestalteten wir in allen Gruppen gleich und optimierten sie im Training.

Geclusterter Sitzplan für 500 Teilnehmer

Der Quantensprung in der Großgruppenmoderation

Als Ausstattung wählten wir Spezialpinwände mit Flipcharthalter, W-Lan mit Erfassungslaptops und Inputdatenbank sowie ein Netzwerk für das Clusterteam. Das Clusterteam gliederte in real time die einlaufenden Statements elektronisch mit einem speziellen Clustertool.

Großbildwände dienten zur Live Beobachtung der Clustervorgänge durch die Teilnehmer. Eine Diskussion der eingegangenen Statements erfolgte aus den Clustern heraus.

Hohe Identifikation mit den Ergebnissen durch Struktur und Niveau

Die Rückmeldung der Teilnehmer war sehr positiv, wobei hervorgehoben wurde dass die Möglichkeit der Beobachtung des Zustandekommens der Cluster besonders förderlich für die Identifikation mit den Ergebnissen war. Die Präsentierenden und der Vorstand als Moderator waren beeindruckt von der Ergebnisstrukturierung, die die Kreativität der Teilnehmer übersichtlich und zugänglich für eine niveauvolle Diskussion machte.